Política de privacidad

INTRODUCCIÓN.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) fue elaborada por X3media S.A.S. (“X3media”, la “Compañía”, o el “Responsable”) y describe los procedimientos y finalidades aplicables a los Datos Personales que son recolectados, los medios por cuales los Titulares pueden ponerse en contacto con la Compañía y ejercer sus derechos, entre otros.

En general, la información por parte de X3media será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, con especial atención a los principios incluidos en ésta, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE X3MEDIA, COMO RESPONSABLE

• Razón social: X3media S.A.S.
• Dirección: Av. Carrera 45 # 108-27 T2 of. 1302, Bogotá D.C.
• Teléfono: 5211854

DEFINICIONES

Para la interpretación de esta Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, basadas en las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias:

• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
• Dato(s) Personal(es): cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato(s) Sensible(s): todos aquellos Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Política de Tratamiento de Datos Personales: se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales (o Política de Tratamiento de Información) aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
• Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
• Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los Datos Personales.
• Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a la Compañía.
• Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.
• Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

ROLES Y RESPONSABILIDADES.

A continuación se presentan los roles y responsabilidades de los colaboradores de X3media, frente a las definiciones establecidas en la ley de protección de datos.

Responsable de protección de datos: Gerente Comercial X3media quién será el responsable de decidir sobre porqué y cómo deberán tratarse los datos personales. También se consideran como responsables los colaboradores de X3media que realizan tratamiento de los datos personales en cumplimiento de las funciones del día a día. Sus responsabilidades son:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Encargado de protección de datos: Colaboradores de X3media quienes tratan los datos personales por orden del responsable del tratamiento. Así mismo, el Project Manager es el encargado del tratamiento de datos por orden de cada cliente de X3media. Sus responsabilidades son:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la
• Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

En virtud de la relación que se establezca entre X3media y el Titular, en esta sección se presentan las finalidades que serán aplicables a cada uno de los grupos de interés respecto de los cuales X3media ejecuta operaciones de recolección, uso, actualización, transmisión, transferencia o cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos.

FINALIDADES GENERALES.

Son aplicables a todos los grupos de interés. Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado a la Compañía el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de X3media:

• El registro de los Datos Personales en los sistemas de X3media.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de X3media.
• Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
• El envío de información a entidades administrativas o judiciales por solicitud de estas.
• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por X3media.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.
• Envío de comunicaciones e información relevante derivada de la relación que existe entre el Titular y el responsable por cualquier medio físico o digital, incluyendo, pero sin limitarse a: redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp, entre otras), vía telefónica, SMS o correo electrónico.
• Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y X3media o de la autorización dada por el Titular.
• Clientes (incluye Potenciales Clientes):

FINALIDADES APLICABLES A LOS CLIENTES

Corresponden a Datos Personales de los individuos que actúen como puntos de contacto de dichos Clientes de X3media serán, además de las aplicables en otras secciones según corresponda, las siguientes:

• Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
• Enviar información importante sobre su relación con la Compañía, así como sobre los productos, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de la Compañía, las modificaciones de los términos, condiciones, y políticas de la Compañía y de cualquier otra información administrativa. Para estos efectos, X3media podrá utilizar cualquier medio físico o digital, incluyendo, pero sin limitarse a: redes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, WhatsApp, entre otras), vía telefónica, SMS o correo electrónico.
• Hacer seguimiento y dar trámite a reportes de quejas de calidad de los servicios de X3media y eventos de reclamos.
• Compartir información con nuestros proveedores de servicios externos que prestan servicios como el alojamiento y moderación de sitios web, el alojamiento de aplicaciones móviles, el análisis de datos, el procesamiento de pagos, la realización de pedidos, la provisión de infraestructura, los servicios de TI, el servicio al cliente, los servicios de entrega de correo electrónico y correo directo, el procesamiento de tarjetas de crédito, el análisis de clientes y proveedores, los servicios de auditoría y otros servicios, con el fin de facultarlos a prestar los servicios.
• Hacer cumplir las condiciones en que la Compañía presta sus servicios.
• En caso de que un Cliente cancele la provisión de los servicios con la Compañía, el Titular será categorizado como Potencial Cliente, de manera que, para efectos del tratamiento de sus Datos Personales, aplicarán las finalidades correspondientes a este grupo de interés en calidad de Cliente Potencial.
• Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
• Para adelantar campañas de mercadotecnia (marketing) sobre los productos y servicios que ofrece la Compañía y excepcionalmente, ofrecidos por aliados comerciales.

EMPLEADOS:

X3media utilizará los Datos Personales de sus empleados y el resto de los miembros de su recurso humano de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

• Incorporar los Datos Personales del Titular en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de X3media en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante el sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, entre otros.
• Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales el Responsable esté legitimado a tratar para efectos de realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que X3media cumpla su deber como empleador.
• Incorporar los Datos Personales en los archivos laborales activos e históricos de X3media y mantenerlos actualizados.
• Enviar comunicaciones internas relacionadas, o no, con su vinculación laboral.
• Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a X3media debido al vínculo laboral.
• Gestionar los Datos Personales del Titular para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).

PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS

El Responsable utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas y del personal de sus proveedores y/o contratistas (cuando estos sean personas jurídicas), conforme a las siguientes finalidades:

• Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
  Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a X3media y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
• Cumplir con las obligaciones contractuales y/o legales que se encuentren a cargo de X3media.
• Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor y/o contratista.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a X3media.
• Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de X3media.
• Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a X3media con el objeto de:

• Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales del Titular frente al Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previa reclamación directa al Responsable.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

ÁREA COMPETENTE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES

La persona competente en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos al interior de X3media es Yesid Méndez. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación a través del siguiente canal de contacto:

• Correo electrónico: [email protected] (con copia al correo [email protected])

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS

CONSULTAS

Conforme al Decreto 1074 de 2015, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

• Por lo menos una vez cada mes.
• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a X3media, enviado, mediante correo electrónico a [email protected] (con copia al correo [email protected]), indicando en el asunto «Habeas data – derecho de acceso o consulta». Para efectos de tramitarla adecuadamente, la solicitud deberá contener:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Imagen de Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa (así como del documento que acredita tal representación).
• La petición de la Consulta.
• Dirección física o electrónica para notificaciones.
• La firma del solicitante.
• Documentos relacionados con la petición formulada, en caso de aplicar.

Una vez recibida la solicitud, X3media resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS

El Titular de los datos puede ejercer los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a X3media mediante correo electrónico a dirigido a [email protected] (con copia al correo [email protected]), indicando en el asunto «Habeas data – queja o reclamo». La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Imagen de Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa (así como del documento que acredita tal representación).
• Descripción de los hechos la solicitud particular de corrección, supresión o revocación de la autorización.
• Dirección física o electrónica para notificaciones.
• La firma del solicitante.
• Documentos relacionados con la petición formulada, en caso de aplicar.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

X3media resolverá la petición de Reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE UN RECLAMO

En el evento en que alguno de los colaboradores de X3media reciba una solicitud de reclamo por cualquiera de los medios establecidos en el presente documento, llevará a cabo el siguiente protocolo:

• Al recibir la solicitud de reclamo, procederá a confirmar la legitimidad del peticionario, solicitando copia de su cédula de ciudadanía.
• Al confirmar la validez del peticionario, se debe registrar el reclamo en la base de datos de gestión de reclamos de tratamiento de datos que reside la siguiente dirección https://drive.google.com/drive/folders/1z9K-UUhmt1OzrLFSkS43cefPdk6gLuoE. Dentro de esta base de datos se deberá dejar la claridad del estado del reclamo (en trámite, en discusión judicial, cerrado).
• Una vez el colaborador registre en la base de datos de reclamos la información, validará si la solicitud de reclamo está dirigido hacia X3media o hacia alguno de sus clientes.
• En el evento en que esté dirigido a X3media, procederá a enviar la información del reclamo (con la información detallada en el aparte de RECLAMOS) con la información necesaria, vía correo electrónico a dirigido a [email protected], indicando en el asunto «Habeas data – queja o reclamo” para su gestión.
• Si el reclamo dirigido a X3media corresponde a un incidente de seguridad se deberán llevar a cabo las actividades descritas en el procedimiento de gestión de incidentes.
• En el evento en que esté dirigido a alguno de sus clientes, procederá a contactar al Project Manager encargado del cliente en cuestión, con el fin de establecer los datos de contacto para el reporte del respectivo reclamo. Se enviará el correo a la dirección de contacto acordado con el cliente y como evidencia de la gestión realizada, se copiará a [email protected].
• El responsable de X3media resolverá la petición de Reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Una vez resuelto el reclamo, se informará tanto al titular como a la Superintendencia de Industria y Comercio la gestión realizada y el estado del trámite.
• Para finalizar el proceso, se documentarán las lecciones aprendidas del proceso con el fin de establecer una base de aprendizaje para el futuro.

CONSIDERACIONES ADICIONALES

X3Media sólo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

1. Formulario de PQR´s

X3media coloca a disposición de los usuarios el siguiente formulario para atención de Preguntas, Quejas, Reclamos y solicitudes.
https://inbound-marketing.xtresmedia.com/lp-pqrs

2. Formulario actualización de datos

X3media coloca a disposición de los usuarios el siguiente formulario para atención de actualización de datos por parte de los usuarios.

https://inbound-marketing.xtresmedia.com/actulizacion-de-datos

3. Fecha de entrada en vigencia de esta Política de Tratamiento de Información